Governance & Compliance · 4 min læsning · Nicolai Glargaard
KPI'er og måltavler i ledelsessystemet
De fleste organisationer måler enten for meget eller måler det forkerte. Sådan vælger en SMV 3-5 KPI'er og bygger en måltavle der faktisk bruges.
Vidensartikel · ISO-ledelsessystem · SMV-fokus
ISO kræver at organisationen sætter mål og måler på dem. Men de fleste organisationer enten måler for meget og drukner i tal, eller måler det forkerte. Denne artikel viser, hvordan du vælger de rigtige KPI'er og bygger en enkel måltavle der faktisk bruges.
- Niveau
- Grundlæggende
- Anvendelse
- ISO 9001 kl. 6.2 og 9.1
- Læsetid
- ca. 4 minutter
Grundforståelse
Hvad ISO kræver, og hvad der er god praksis
ISO 9001 kræver at organisationen etablerer kvalitetsmål der er målbare, konsistente med kvalitetspolitikken, relevante for overensstemmelse med krav og for forbedring af kundetilfredshed. Den siger ikke, hvilke mål I skal sætte. Det afgør I selv baseret på jeres kontekst og forretning.
God praksis er SMART-mål: Specifikke, Målbare, Accepterede, Realistiske og Tidsbestemte. Og en fast rytme for opfølgning, månedligt eller kvartalsvist afhængigt af måltype.
Eksempler
Typiske KPI'er i en SMV's ledelsessystem
| KPI | Beregning / kilde | Frekvens |
|---|---|---|
| Kundetilfredshed | Gennemsnit af kundevurderinger / NPS-score | Kvartalsvis |
| Leveringspræcision | Antal til-tid-leverancer / total antal leverancer × 100 | Månedlig |
| Afvigelsesrate | Antal registrerede afvigelser pr. måned | Månedlig |
| Lukkede korrigerende handlinger | Lukkede inden deadline / totale åbne × 100 | Månedlig |
| Intern auditgennemførelse | Gennemførte audits / planlagte audits × 100 | Halvårlig |
| Medarbejderkompetence | Andel af planlagte oplæringsaktiviteter gennemført | Kvartalsvis |
Måltavlen
Hvad en god måltavle indeholder
En måltavle er ikke et regneark med 30 kolonner. Det er en visuel oversigt der giver ledelsen og medarbejderne et hurtigt billede af, om systemet performer som forventet, og hvor der er behov for handling.
| Element | Indhold |
|---|---|
| KPI-navn | Kort, præcis betegnelse alle forstår |
| Mål | Den konkrete målværdi, fx 'minimum 95% leveringspræcision' |
| Aktuel værdi | Senest målte resultat med dato |
| Trend | Udvikling over de seneste 3-6 perioder |
| Ejer | Den rolle der er ansvarlig for KPI'en og opfølgningen |
| Status | Grøn / gul / rød baseret på afstand til mål |
| Handling | Hvad der gøres ved røde eller gule KPI'er |
- Fejl 1: For mange KPI'er. Ingen har overblik eller ejerskab over dem alle.
- Fejl 2: KPI'er måles, men ingen handler på dem når de er røde.
- Fejl 3: Mål sættes uden at definere, hvem der er ansvarlig for at nå dem.
- Fejl 4: KPI'er opdateres ikke løbende. Måltavlen er forældet ved ledelsesgennemgangen.
ISO 9001 kl. 6.2, SMART-mål, KPI, Måltavle, SMV
Tre KPI'er alle forstår og handler på er mere værd end 30 ingen kigger på. Mål det der betyder noget. Og mål det konsekvent. Først da er måling et styringsredskab og ikke en rapporteringsøvelse.