Governance & Compliance · 4 min læsning · Nicolai Glargaard
Ledelsesgennemgang, formål, struktur og output
Ledelsesgennemgangen er ikke et statusmøde. Det er en beslutningssession hvor topledelsen tager ejerskab over ledelsessystemet. Sådan gennemføres den korrekt.
Vidensartikel · ISO-ledelsessystem · SMV-fokus
Ledelsesgennemgangen er det øjeblik, hvor topledelsen tager ejerskab over ledelsessystemet. Det er ikke et statusmøde. Det er en beslutningssession. Og outputtet er konkrete beslutninger om ressourcer, mål og forbedringer.
- Niveau
- Grundlæggende
- Anvendelse
- ISO 9001 kl. 9.3
- Læsetid
- ca. 4 minutter
Grundforståelse
Hvad en ledelsesgennemgang er, og ikke er
ISO kræver at topledelsen med planlagte intervaller gennemgår ledelsessystemet for at sikre, at det fortsat er egnet, tilstrækkeligt og effektivt. Gennemgangen er ikke en rapporteringsøvelse. Det er ledelsens mulighed for at styre systemet aktivt og beslutte, hvad der skal prioriteres fremadrettet.
Outputtet af en ledelsesgennemgang er konkrete beslutninger. Ikke referatpunkter der arkiveres og aldrig genbesøges.
Dagsorden
Obligatoriske input fra ISO 9001 kl. 9.3
- Tidligere handlinger: Status på handlinger og beslutninger fra den foregående ledelsesgennemgang.
- Ændringer i kontekst: Interne og eksterne faktorer der er relevante for ledelsessystemet og er ændret siden sidst.
- Systemets performance: Mål, procesresultater, afvigelser, afvigelsestendenser, reklamationer og kundetilfredshed.
- Ressourcer: Vurdering af om ressourcerne til at drive og udvikle ledelsessystemet er tilstrækkelige.
- Risici og muligheder: Effektiviteten af de handlinger der er iværksat for at adressere risici og muligheder.
- Forbedringsmuligheder: Identificerede muligheder for forbedring af processer, produkter og systemet som helhed.
Forventede output
- Output 1: Beslutninger om forbedringsmuligheder, med konkrete handlinger, ansvar og deadline.
- Output 2: Eventuelle behov for ændringer i ledelsessystemet.
- Output 3: Ressourcebehov. Hvad mangler for at systemet fungerer optimalt.
Dokumentation
Hvad der skal gemmes
ISO kræver dokumenteret information som bevis for at ledelsesgennemgangen er gennemført. Et referat med dato, deltagere, behandlede input-punkter og konkrete output-beslutninger er tilstrækkeligt. Det vigtige er at outputtet, beslutningerne, er tydeligt formuleret og sporbart.
| Element | Krav |
|---|---|
| Dato og deltagere | Dokumenteret i referatet |
| Behandlede input-punkter | Alle obligatoriske punkter skal fremgå |
| Output, beslutninger | Konkrete, med ansvar og deadline |
| Opfølgning på tidligere output | Status på beslutninger fra foregående gennemgang |
| Opbevaringstid | Minimum som øvrig dokumenteret information i systemet |
- Fejl 1: Ledelsesgennemgangen gennemføres som et statusmøde uden konkrete beslutninger.
- Fejl 2: Ikke alle obligatoriske input-punkter behandles. Standarden opfyldes ikke formelt.
- Fejl 3: Output dokumenteres ikke eller er så vage, at ingen ved hvad der skal ske.
- Fejl 4: Beslutninger fra forrige gennemgang gennemgås aldrig. Der er ingen opfølgningskultur.
ISO 9001 kl. 9.3, Topledelsesansvar, Ledelsessystem, SMV
Ledelsesgennemgangen er systemets vigtigste møde. Det er her topledelsen beviser, at ISO ikke er et papirprojekt, men et styringsredskab. Gennemfør den med den alvor og forberedelse den fortjener. Og dokumentér hvad I beslutter.